Personalverwaltung & Automatisierung in Microsoft Dynamics 365

Personalverwaltung & Automatisierung

Das Modul Personalverwaltung & Automatisierung stellt alle wichtigen Funktionen für die Mitarbeiteradministration zur Verfügung. Sie haben vollständig alle strukturierten Daten und Dokumente von jedem Mitarbeiter auf einen Blick. Durch die Dynamics Plattform haben Sie darüber hinaus sogar Zugriff auf Informationen aus den Fachabteilungen Ihrer Mitarbeiter.

HR für Dynamics enthält Automatisierungen für eine große Anzahl von Routinetätigkeiten out-of-the-box. Zeitraubende Routineaufgaben übernimmt also die Software. Sie überwachen nur noch mit Hilfe aussagekräftiger Dashboards.

In HR für Dynamics steht allen Mitarbeitern und Führungskräften ein komfortables Self-Services Portal zur Verfügung. Diese Self-Services entlasten die HR Administration zusätzlich von Routinetätigkeiten.

Direkt nach der Kaufentscheidung können alle Abteilungen sofort vollintegriert mitarbeiten. Dateninseln gibt es nicht mehr. Alle Daten werden nur noch einmal in einem System erfasst.

Integrierte Personalverwaltung & Automatisierung

Ihre komplette Personaladministration findet in Zukunft an einem einzigen Ort statt. Sie haben Zugriff auf alle Personaldaten und HR Dokumente. Durch die Dynamics Plattform haben Sie darüber hinaus sogar Zugriff auf Informationen aus allen anderen Abteilungen wie Provisionen aus Sales oder Stundenbuchungen aus dem Projektmanagement. Sie pflegen Daten nur noch einmalig an einer einzigen Stelle. Für Self-Service freigeschaltete Daten pflegen die Mitarbeiter sogar selbst.

Routineaufgaben wie die Erstellung von Zertifikaten werden durch Workflows automatisiert. Für viele dieser Routinetätigkeiten enthält die Software bereits Best Practices, die Sie ausprobieren können und dann einfach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Erinnerungen sorgen dafür, dass Sie nie einen wichtigen Termin verpassen und anstehende Termine sind jederzeit im Dashboard einsehbar.

Komfortfunktionen wie ein Zeugnisgenerator, ein jederzeit aktuelles Organigramm und ein unternehmensweiter Kalender runden das Modul ab.

Die Personalverwaltung Highlights

Integrierte HR Administration ohne IT Inseln
Alle Daten des Mitarbeiters in seiner digitalen Personalakte
360° Digitale Personalakte & Dokumentenmanagement
Automatisierung von Routine Tätigkeiten
Self-Services entlasten die HR Administration
Lohn & Gehaltsabrechnung automatisiert vorbereiten
Einfache Planung von individuellen Arbeitszeiten durch Arbeitsmuster
Organigramm der Aufbauorganisation mit nur einem Klick
Planung von Positionen als Basis für Recruiting
Ausrüstung und Geräte der Mitarbeiter verwalten
Integrierte Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
Disziplinarmaßnahmen verwalten
Unternehmensweiter Mitarbeiterkalender
Fähigkeiten von Mitarbeitern finden
Microsoft Teams, Outlook, Word und Excel vollintegriert

Video: Unternehmensweites integriertes Arbeiten

Integriertes Arbeiten ohne IT Inseln

HR Abteilungen nutzen für ihre Personalverwaltung im Durchschnitt 7 Programme von verschiedenen Herstellern - eine Software für Recruiting, eine für die Verwaltung, eine für Trainingsmanagement und so weiter. Diese Programme sprechen nicht miteinander. Das bedeutet eine Mehrfacherfassung von Daten und ist nicht effizient. Zudem werden häufig auch noch unzählige Excel Dateien verwaltet.

Mit HR für Dynamics arbeiten Sie vollintegriert ab dem ersten Tag. Sie haben nur noch eine einzige HR Lösung und durch die Microsoft Dynamics 365 Power Plattform sogar jederzeit Zugriff auf Daten aus den Fachabteilungen - ohne aufwändige Integrationsprojekte!

Sogar externe Systeme wie beispielsweise Zugangskontrollen, das Lohnabrechnungssystem, Flottenmanagement oder automatische Führerscheinchecks können problemlos angebunden werden, sodass sie keine Daten doppelt erfassen müssen.

IT Inseln und Abteilungsgrenzen verschwinden! Sie sparen viel Zeit und Geld und Ihre Kollegen freuen sich über mehr Komfort.

Alle Daten und Dokumente des Mitarbeiters in einer 360° digitalen Personalakte

Bei klassischen HR Programmen aus Zeiten der IT-Inseln konnten Sie in der Personalverwaltung einige bis viele Mitarbeiterdaten verwalten. In HR für Dynamics sehen Sie ALLE Daten des Mitarbeiters in einer 360° digitalen Personalakte - sogar die Dokumente und Daten aus anderen Abteilungen.

Kontakt- & Vertragsdaten
Gehaltsdaten & Gehaltsentwicklung
Schriftverkehr & gescannte Dokumente
E-Mails & Telefonnotizen
Informationen zu Ausbildungen & Fortbildungen
Skills & Entwicklung
Organisationszugehörigkeit & Ausstattung
Mutterschutz, Elternzeiten & Fehlzeiten
Daten aus den Fachabteilungen, z.B. Provisionen aus Sales
Stundenbuchungen aus der Zeitwirtschaft
Kundenzufriedenheit aus dem Customer Service
Projektstunden aus dem Projektmanagement
Fehlzeiten aus der Fertigung

Aber wie geht das? Die Microsoft Dynamics 365 Business Plattform ermöglicht direkt nach der Inbetriebnahme die uneingeschränkte Zusammenarbeit von HR, Fachabteilungen und Mitarbeitern - ohne langwierige Integrationsprojekte!

Automatisierung von Routinetätigkeiten

Routinetätigkeiten im HR sind lästig. Viele davon lassen sich automatisieren. Rechnen Sie Urlaubstage und Resturlaub noch manuell aus? HR für Dynamics enthält Automatisierungen für eine große Anzahl von Routinetätigkeiten. Sie überwachen nur noch mit Hilfe von aussagekräftigen Dashboards. Hier einige Beispiele:

Vollständige Automatisierung der Urlaubsantragsverwaltung
Berücksichtigung von regionsspezifischen Feiertagen
Vollautomatisierte Verwaltung von Krankmeldungen
Berechnung und Abrechnung von Spesen
Automatisierung des A1 Antrags
Automatisches aktualisieren von Gehältern auf Basis von Zielerreichung
Automatische Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen
Integration zu Project Service Automation
u.v.m.

Weitere Automatisierungen können Sie in Minuten selbst anlegen.

HR Software, die die Individualität Ihrer Mitarbeiter erfasst

Jeder Mitarbeiter ist individuell und so kann es natürlich auch vorkommen, dass Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeiten, -stunden oder -schichten im Vertrag vereinbart haben. Ihre HR Lösung muss darauf reagieren können - und das, ohne HR zusätzlichen Aufwand zu verursachen.

Arbeitsmuster machen es HR Managern möglich, auch unregelmäßige Arbeitszeiten problemlos und einfach planen. Vor allem für Mitarbeiter, die keinen "nine-to-five" Job oder gleichmäßige Arbeitszeiten haben, wie z.B. Teilzeitkräfte, Azubis, Werkstudenten oder Saisonarbeiter ist das hilfreich. Arbeitsmuster bieten maximale Flexibilität und ermöglichen auch spontane Änderungen im Arbeitsplan.

Self-Services für Mitarbeiter und Manager entlasten die HR Administration

Mitarbeiter können nun ihre Anwesenheitszeiten, Abwesenheiten, Aktivitäten, Reisekosten und Belege ohne Umwege über die Personalabteilung selbst eingeben. Aber auch die Abfrage von Resturlaub und die Änderung von Stammdaten wie die Bankverbindung sind möglich.

Darüber hinaus bietet HR für Dynamics auch Manager Self-Services (MSS). Manager erleben Komfort bei ihren Führungsaufgaben und für Mitarbeiter werden Wartezeiten erheblich reduziert.

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Zeiterfassung und Zutrittskontrolle

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in einer Lösung? Kein Problem! Mit den Integrationen zu Herstellern für Zeiterfassung und elektronische Zutrittskontrollem wie beispielsweise Dormakaba müssen Sie sich ab sofort nicht mehr um verschiedene Systeme kümmern. Sie finden alles in Ihrer vertrauten HR für Dynamics Lösung.

Sie können ganz einfach festlegen, welcher Mitarbeiter Zutritt zu welchen Eingängen und Türen hat, indem Sie Mitarbeitern Zugangsgruppen zuweisen. Mit der Integration müssen Sie sich nicht auf eine Art der Zeiterfassung festlegen - auch eine Kombination aus Ihren physischen Stechuhren wie beispielsweise von Datafox und der virtuellen Stechuhr von HR für Dynamics ist möglich.

Mitarbeiter können ihre Zeiten genau dort stechen, wo sie gerade sind: am Terminal an der Eingangstür am Morgen, vor der Mittagspause am Rechner oder Zuhause im Homeoffice! Alle Zeitstempel werden in der Lösung zusammengeführt und sind auf einen Blick sichtbar.

Gesundheit und Sicherheit sind Priorität

Das Modul Gesundheit & Sicherheit bietet ein professionelles Gesundheitsmanagement, um Unfälle und Krankheitsausbrüche in Ihrem Unternehmen zu vermeiden.

Sie können festlegen, welche (Vorsorge)Untersuchungen für welche Mitarbeiter Ihres Unternehmens relevant sind und wie oft diese durchgeführt werden sollen. Steht ein Gesundheitscheck zur Erneuerung an, erhält der Mitarbeiter automatisch eine Meldung, die ihn daran erinnert. Die Nachricht können sich die Mitarbeiter an ihr Microsoft Teams, Outlook oder der Microsoft ToDo App senden lassen.

Als HR Manager behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über überfällige und anstehende Checks und haben die Vorsorge der Mitarbeiter somit immer im Blick.

Arbeitsunfälle erfassen und automatisiert dokumentieren

Im Falle eines Arbeitsunfalls wird sichergestellt, dass alle wichtigen Informationen dokumentiert werden. Mit Hilfe der intuitiven Eingabemaske können sämtliche Daten so erfasst werden, wie sie zum Beispiel von der Berufsgenossenschaft benötigt werden. Formularbasierte und standardisierte Exportfunktionen erleichtern die Weitergabe an Versicherungen usw. Sie müssen alle Daten nur einmal erfassen und keine weiteren Dokumente ausfüllen.

Unfallmeldung und Abwesenheitsmanagement laufen Hand in Hand: Resultiert aus dem Arbeitsunfall des Mitarbeiters eine Arbeitsunfähigkeit, so muss kein extra Krankheitsantrag mehr gestellt werden. Die Daten werden an einem einzigen Ort verwaltet.

Die Gesundheit & Sicherheit Highlights im Überblick

Vorsorgemanagement für Ihre Mitarbeiter, um Arbeitsunfällen vorzubeugen
Zuweisen von Gesundheitschecks an alle oder ausgewählte Mitarbeiter
Automatische Benachrichtigung über bevorstehende Gesundheitschecks
Überblick über anstehende und fällige Untersuchungen für HR
Dokumentation aller relevanten Informationen für die Berufsgenossenschaft bei Arbeitsunfällen
Automatisches Ausfüllen erforderlicher Dokumente durch das System
Erfassung von Unfallhergang, Zeitpunkt, Ersthelfer, Schweregrad der Verletzung, etc.
Zuordnung des Arbeitsunfalls zu Mitarbeitern per Drop-Down-Liste
Sicherstellung von Meldepflichten über definierbare Arbeitsabläufe
Automatische E-Mail-Benachrichtigung in Outlook von Vorgesetzten und HR-Abteilung
Schnelle Abwicklung des Arbeitsunfalls durch automatisierte Outlook-Aufgaben
Automatisiertes Abwesenheitsmanagement im Falle von Arbeitsunfähigkeit

Disziplinarmaßnahmen verwalten

Disziplinarmaßnahmen lassen sich mit wenigen Mausklicks dokumentieren und nachverfolgen. Neben der Beschreibung des Fehlverhaltens lassen sich auch mögliche Konsequenzen hinterlegen. Sämtliche Disziplinarmaßnahmen erscheinen automatisch in der digitalen Personalakte und können bei Bedarf in druckfertige Word-Dokumente exportiert werden.

Von der mündlichen Ermahnung bis zur schriftliche Abmahnung
Fehlverhalten lässt sich detailliert beschreiben
Konsequenzen bei wiederholtem Fehlverhalten können hinterlegt werden
Disziplinarmaßnahme erscheint in der digitalen Personalakte
Export in Word-Dokument per Mausklick
Automatische E-Mail-Benachrichtigung in Outlook von Vorgesetzten und HR-Abteilung möglich

Details

Ein unternehmensweiter Mitarbeiterkalender

In Microsoft Dynamics 365 und Office 365 hat jeder Mitarbeiter seinen Kalender. Diesen kann er über den am PC in Outlook, am Smartphone, usw. einsehen. Er pflegt dort Termine und organisiert sich darüber.

Die HR Lösung integriert sich vollständig in diesen Kalender, out-of-the-box in allen Abteilungen für alle Mitarbeiter - sofort verfügbar und immer synchron.

Damit verschmilzt, was zusammengehört: HR und die Mitarbeiter.

Urlaubsplanung auf einen Blick mit den Kollegen abgestimmt
Schnelle Terminfindung mit Kollegen aus anderen Abteilungen
Anstehende eigene Trainings im Kalender sehen
Trainingstermine Verfügbarkeitsabfrage Teilnehmer in Sekunden
Das MEG, eigene Fristen, uvm. direkt im eigenen Kalender sichtbar
Kurze Abwesenheiten inkl. der von Kollegen sehen
Längere Abwesenheiten (Elternzeit, Auszeit, usw.) im relevanten Umfang sichtbar
Immer derselbe Kalender: mobil, offline und auf jedem Gerät

Fähigkeiten von Mitarbeitern finden

Sie suchen intern nach einem Mitarbeiter, der eine ganz bestimmte Fähigkeit besitzt? Reduzieren Sie Ihre Recherche auf ein paar wenige Klicks. In der Fähigkeitenübersicht haben Sie die Möglichkeit, über ein Eingabefeld direkt nach der gewünschten Fähigkeit zu suchen.

Nutzen Sie den Filter, um sich nur Mitarbeiter anzeigen zu lassen, die in einer bestimmten Abteilung arbeiten oder die eine konkrete Fähigkeitsstufe besitzen.

Finden Sie Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten per Mausklick
Fähigkeit über Suchfeld suchen oder im Drop-Down-Menü auswählen
Weitere Filterung nach Fähigkeitstyp, Fähigkeitsstufe, Abteilung etc. möglich
Beliebte Suchen und Filter speichern und immer wieder nutzen
Sofortiger Überblick über abteilungsweiten Fähigkeitsstand
Bei Bedarf direkt ein Training organisieren - Mitarbeiter erhalten automatische eine Outlook-Einladung

Screenshot: Personalmanagement in Outlook
Video 1: Dynamics 365 und Outlook
Video 2: HR-Management live in Outlook

Microsoft Outlook und die HR Administration

Sie können Ihre komplette Personalverwaltung im vertrauten Microsoft Outlook erledigen. Direkt neben dem Posteingang finden Sie Bewerber, die digitale Personalakte oder wichtige Auswertungen und Fristen.

Alternativ können Sie aber natürlich auch Ihren Lieblings-Webbrowser oder Ihr Smartphone nutzen. So wird Personalmanagement kinderleicht.

Personalmanagement in Outlook
Kein zusätzliches HR Programm mehr erlernen müssen
Alle Funktionen vom Zeugnisgenerator bis zum OrgChart direkt in Outlook
Direkt auf Dokumente zugreifen können
Mit Outlook offline arbeiten und Daten später zurück synchronisieren
Flexibles Arbeiten im Webbrowser, wo es Ihnen gerade passt
Alternativ mobiles Arbeiten an jedem Android, Microsoft oder Apple Smartphone

Dynamics 365 Project Service Automation Integration

Microsofts Project Service Automation App unterstützt Sie bei der effizienten Verfolgung, Verwaltung und Bereitstellung projektbasierter Services, vom ersten Verkauf bis hin zur Rechnungsstellung. Durch die Integration mit HR für Dynamics können alle Daten aus Ihrer HR Lösung per Knopfdruck in PSA übertragen und dort verwendet werden. Sie müssen sich nicht um eine doppelte Datenpflege kümmern. Das nimmt Komplexität und spart Ihnen eine Menge Zeit! Mehr erfahren.

HR für Dynamics live erleben

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