Personalverwaltung

Ihre komplette HR Administration findet in Zukunft in einer einzigen Lösung statt. Das Modul zur Personalverwaltung stellt alle wichtigen Funktionen für die Mitarbeiterorganisation zur Verfügung. In der digitalen Personalakte haben Sie alles auf einen Blick. Zeitraubende Routineaufgaben übernimmt die Software.

Direkt nach der Kaufentscheidung können alle Abteilungen vollintegriert arbeiten. Dateninseln werden eliminiert und die Mehrfacherfassung von Daten gehört der Vergangenheit an.

Alle Aufgaben werden in einer einzigen einheitlichen Oberfläche erledigt – wenn Sie möchten in Outlook, im Browser oder mobil mit allen gängigen Endgeräten.

Integriertes Arbeiten ohne IT Inseln

HR Abteilungen nutzen im Durchschnitt 7 Programme von verschiedenen Herstellern. Diese Programme sprechen nicht miteinander. Das bedeutet eine Mehrfacherfassung von Daten und ist nicht effizient. Zudem werden häufig auch noch unzählige Excel Dateien verwaltet. Der Zugriff auf relevante Daten anderer Abteilungen bleibt ein Traum.

Mit HR für Dynamics arbeiten Sie vollintegriert ab dem ersten Tag. Sie haben nur noch eine einzige HR Lösung und durch die Microsoft Dynamics 365 Power Plattform sogar jederzeit Zugriff auf Daten von anderen Abteilungen - ohne aufwändige Integrationsprojekte!

Sogar externe Systeme wie Payroll oder Zeiterfassungssysteme können direkt angebunden werden. Abteilungsübergreifende Auswertungen auf Knopfdruck sind natürlich auch möglich.

IT Inseln und Abteilungsgrenzen verschwinden! Sie sparen viel Zeit und Geld und Ihre Kollegen freuen sich über mehr Komfort.

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Die Personalverwaltung Highlights              

• Nur noch ein Programm für die komplette Mitarbeiterverwaltung
• Digitale Personalakte mit Personalplanung
• Integriertes Dokumentenmanagement
• Vollständige Automatisierung der Urlaubsantragsverwaltung
• Verträge und Zielvereinbarungen
• Erinnerungen an relevante Fristen
• Medizinische Untersuchungen
• Disziplinarmaßnahmen
• Mitarbeiter geben ihre Anträge direkt in das System ein
• Mitarbeiter fragen Resturlaub usw. selbst im System ab
• Alle Daten nur noch ein einziges Mal erfassen
• Übergreifende Auswertungen auf Knopfdruck

Integrierte Personalakte 2.0

Bei klassischen HR Programmen aus Zeiten der IT-Inseln konnten Sie in der digitalen Personalakte einige bis viele Mitarbeiterdaten verwalten.

In HR für Dynamics sehen Sie ALLE relevanten Daten des Mitarbeiters in seiner digitalen Personalakte - auch die Daten aus anderen Abteilungen, wie:

• Provisionen aus dem Sales Bereich
• Stundenbuchungen aus der Zeitwirtschaft
• Kundenzufriedenheit aus dem Customer Service
• Projektstunden aus dem Projektmanagement
• Fehlzeiten aus der Fertigung

Aber wie geht das? Die Microsoft Dynamics 365 Business Plattform ermöglicht direkt nach der Inbetriebnahme die uneingeschränkte Zusammenarbeit von HR, Fachabteilungen und Mitarbeitern - ohne langwierige Integrationsprojekte!

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Vollständige Automatisierung von Arbeitsabläufen

Viele Prozesse lassen sich sogar vollständig automatisieren. Routinemäßige Personalaufgaben können weitgehend entfallen.

Hier einige Beispiele:

• Vollständige Automatisierung der Urlaubsantragsverwaltung
• Berücksichtigung von regionsspezifischen Feiertagen
• Vollautomatisierte Verwaltung von Krankmeldungen
• Berechnung und Abrechnung von Spesen
• Automatische Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen
• u.v.m.

Vorbereitung Lohn & Gehalt

Die Lohnabrechnungsvorbereitung ist die Brücke zu Ihrer Lohnabrechnungssoftware. Alle Informationen für die Lohnabrechnung werden dort zusammengetragen, aufbereitet und zur Übergabe bereitgestellt.

Zunächst können Sie nach den unterschiedlichen Gesellschaften oder Mandanten unterscheiden, bei denen Ihre Mitarbeiter beschäftigt sind. Jeder Mitarbeitergruppe können unterschiedlichen Zahlungszyklen (wöchtentlich, 2-wöchtentlich, halbmonatlich, monatlich) zugeordnet werden.

Die Funktion sammelt für alle Mitarbeiter sämtliche Gehaltsbestandteile (Lohn, Gehalt, Boni, Sonderzahlungen, etc.) für die jeweilige Abrechnungsperiode ein und prozessiert daraus die tatsächlich auszuführenden Zahlungen. Auch Stundenlöhne und Provisionen werden automatisch gemäß den hinterlegten Regelwerken verarbeitet.

Zudem werden noch ergänzende Information wie Mitarbeiterzu- und abgänge, Krankheitstage sowie Stammdatenänderungen (z.B. Kontoinformationen) für die Übergabe an die Lohnabrechnung herangezogen.

Alle Informationen stehen als standardisierte Exceldatei zur Weitergabe an die Lohnabrechnung zur Verfügung. Für zahlreiche Lohnabrechnungslösungen (DATEV, ADP, Sdworx, NAPA3, …) stehen darüber hinaus Standardschnittstellen zur Verfügung.

Funktionen und Integrationen
Lohn & Gehalt

• Direktintegration für gängige Lohnabrechnungssysteme
• Alle gängigen Gehaltsarten möglich (Lohn, Gehalt, Boni, …)
• Unterschiedliche Arbeitgeber und Zahlzyklen möglich
• Berücksichtigung von Stundenlohnabrechnung
• Berechnung von Provisionszahlungen über konfigurierbare Regelwerke
• Automatische Berücksichtigung von Eintritten und Austritten
• Übergabe aller Stammdatenänderungen
• Übergabe aller relevanter Abwesenheiten
• Standardisiertes Austauschformat über Excel

Dokumentvorlagen

Die Lösung verfügt über eine große Bibliothek an Vertragsvorlagen und Dokumentvorlagen zu allen Bereichen des HR-Managements. Starten Sie out-of-the-box mit den Best Practice Vorlagen von Firmen aus Ihrer Branche oder erstellen Sie Ihre eigenen Vorlagen. 

Erstellen Sie aus diesen Templates per Knopfdruck unterschriftsreife Verträge, Anschreiben, etc. im Word-Format. Alle relevanten Personaldaten werden dabei automatisch eingefügt. Sie können das fertige Dokument weiterbearbeiten, ausdrucken und automatisch an die Personalakte hängen.

• Bibliothek an Dokumentvorlagen zu allen HR-Bereichen
• Verträge, Abmahnungen, Kündigungen, Anschreiben, etc.
• Vorlagen individuell modifizierbar
• Automatische Anreicherung mit Personaldaten
• Unterschriftsreifes Dokument kann weiterbearbeitet werden
• Eigene Vorlagen ergänzen und nutzen

Arbeitsunfälle

Im Falle eines Arbeitsunfalls stellt die Lösung sicher, dass alle wichtigen Informationen dokumentiert werden. Mit Hilfe der intuitiven Eingabemaske können sämtliche Daten so erfasst werden, wie sie zum Beispiel von der Berufsgenossenschaft benötigt werden.

• Dokumentation aller relevanten Informationen für die Berufsgenossenschaft
• Erfassung von Unfallhergang, Zeitpunkt, Ersthelfer, Schweregrad der Verletzung, etc.
• Zuordnung des Arbeitsunfalls zu Mitarbeitern per Drop-Down-Liste möglich
• Sicherstellung von Meldepflichten über definierbare Arbeitsabläufe
• Automatische E-Mail-Benachrichtigung in Outlook von Vorgesetzten und HR-Abteilung möglich
• Schnelle Abwicklung des Arbeitsunfalls durch automatisierte Outlook-Aufgaben möglich   

Disziplinarmaßnahmen

Disziplinarmaßnahmen lassen sich mit wenigen Mausklicks dokumentieren und nachverfolgen. Neben der Beschreibung des Fehlverhaltens lassen sich auch mögliche Konsequenzen hinterlegen.

Sämtliche Disziplinarmaßnahmen erscheinen automatisch in der digitalen Personalakte und können bei Bedarf in druckfertige Word-Dokumente exportiert werden.

• Von der mündlichen Ermahnung bis zur schriftliche Abmahnung
• Fehlverhalten lässt sich detailliert beschreiben
• Konsequenzen bei wiederholtem Fehlverhalten können hinterlegt werden
• Disziplinarmaßnahme erscheint in der digitalen Personalakte
• Export in Word-Dokument per Mausklick
• Automatische E-Mail-Benachrichtigung in Outlook von Vorgesetzten und HR-Abteilung möglich

Arbeitsverträge

In der Lösung können Sie Arbeitsverträge schnell und intuitiv erstellen. Sparen Sie Zeit, indem Sie Vertragsvorlagen nutzen und diese bei Bedarf individuell anpassen. Neben Laufzeiten, Kündigungsfristen und Arbeitszeiten können Sie im Arbeitsvertrag auch Gehälter, Bonuszahlungen und Urlaubsansprüche hinterlegen und pflegen.

Per Mausklick können Sie sich den fertigen Vertrag als unterschriftsreife Word-Datei ausgeben lassen.

• Alle Vertragsdaten an einem Platz
• Laufzeiten, Kündigungsfristen und Arbeitszeiten hinterlegen
• Vergütungen und Urlaubsansprüche individuell vergeben
• Anpassbare Vertragsvorlagen
• Export in unterschriftsreife Word-Datei
• Übertragung in Personalakte erfolgt automatisch
• Automatische Outlook-Erinnerung an Probezeitende und Befristung konfigurierbar

Ein einziger Kalender für alles

In Microsoft Dynamics 365 und Office 365 hat jeder Mitarbeiter seinen Kalender. Er sieht ihn am PC in Outlook, am Smartphone, usw. Er pflegt dort Termine und organisiert sich darüber.

Die Lösung integriert sich vollständig in diesen Kalender, out-of-the-box in allen Abteilungen für alle Mitarbeiter - sofort verfügbar und immer synchron.

Damit verschmilzt, was zusammengehört: HR und die Mitarbeiter.

• Urlaubsplanung auf einen Blick mit den Kollegen abgestimmt
• Schnelle Terminfindung mit Kollegen aus anderen Abteilungen
• Anstehende eigene Trainings im Kalender sehen
• Trainingstermine Verfügbarkeitsabfrage Teilnehmer in Sekunden
• Das MEG, eigene Fristen, uvm. direkt im eigenen Kalender sichtbar
• Kurze Abwesenheiten inkl. der von Kollegen sehen
• Längere Abwesenheiten (Elternzeit, Auszeit, usw.) im relevanten Umfang sichtbar
• Immer derselbe Kalender: mobil, offline und auf jedem Gerät

Nach vorhandenen Fähigkeiten suchen

Sie suchen intern nach einem Mitarbeiter, der eine ganz bestimmte Fähigkeit besitzt? Reduzieren Sie Ihre Recherche auf ein paar wenige Klicks. In der Fähigkeitenübersicht haben Sie die Möglichkeit, über ein Eingabefeld direkt nach der gewünschten Fähigkeit zu suchen.

Nutzen Sie den Filter, um sich nur Mitarbeiter anzeigen zu lassen, die in einer bestimmten Abteilung arbeiten oder die eine konkrete Fähigkeitsstufe besitzen.

• Finden Sie Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten per Mausklick
• Fähigkeit über Suchfeld suchen oder im Drop-Down-Menü auswählen
• Weitere Filterung nach Fähigkeitstyp, Fähigkeitsstufe, Abteilung etc. möglich
• Beliebte Suchen und Filter speichern und immer wieder nutzen
• Sofortiger Überblick über abteilungsweiten Fähigkeitsstand
• Bei Bedarf direkt ein Training organisieren - Mitarbeiter erhalten automatische eine Outlook-Einladung  

Microsoft Outlook und mehr...

Sie können Ihre komplette Personalverwaltung im vertrauten Microsoft Outlook erledigen. Direkt neben dem Posteingang finden Sie Bewerber, die digitale Personalakte oder wichtige Auswertungen und Fristen.

Alternativ können Sie aber natürlich auch Ihren Lieblings-Webbrowser oder Ihr Smartphone nutzen. So wird Personalmanagement kinderleicht.

• Personalmanagement in Outlook
• Kein zusätzliches HR Programm mehr erlernen müssen
• Termine mit Bewerbern direkt im Outlook Kalender
• Urlaubsfreigaben als E-Mail oder Outlook Aufgaben
• Flexibles Arbeiten im Webbrowser, wo es Ihnen gerade passt
• Mit Outlook offline arbeiten und Daten später zurück synchronisieren
• Mobiles Arbeiten an jedem Android, Microsoft oder Apple Smartphone

HR für Dynamics live erleben

Erleben Sie innovativstes HR Management im Microsoft Ecosystem live! In einer Online-Präsentation zeigt Ihnen einer unserer HR Experten aus Ihrer Region Lösungsansätze für Ihre individuellen Anforderungen und Sie lernen innovative HR Best Practises kennen.

Was genau bringen Ihnen die 60 Minuten Live Präsentation?

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• Sie erhalten einen vertieften Eindruck über die Lösung
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