Mit Rollup Update 34 wurde die Integration zu Microsoft Dynamics 365-Apps vertieft, das Recruiting-Portal um das Bewerber Login erweitert und zusätzliche Verbesserungen im Bereich Abwesenheitsmanagement implementiert um den Komfort für Anwender weiter zu erhöhen.

Neue Funktionen

Recruiting Portal mit Bewerber Login

Nutzen

Bewerber können nun ein Konto im Recruiting Portal anlegen und Bewerbungen während des Erstellungsprozesses zunächst im Entwurf speichern. So kann die Bearbeitung später überarbeitet oder weitere Anhänge hinzugefügt werden, bevor die Bewerbung endgültig abgesendet wird. Auch der Status von eingereichten Bewerbungen kann im eigenen Profil eingesehen werden. Die im Konto hinterlegten allgemeinen Daten müssen außerdem nicht mehr für jede Bewerbung einzeln eingetragen werden, sondern können einfach übernommen werden. Somit wird es Bewerbern leicht gemacht sich auf interessante Positionen zu bewerben und die Gefahr von Fehlern wird minimiert.

Sobald Bewerber auf den "Auf diese Stelle bewerben"-Button einer offenen Stelle klicken, werden sie gebeten, zunächst allgemeine Informationen über sich anzugeben (Name, Kontaktdaten, Kündigungsfrist usw.). Anschließend muss für die weitere Bearbeitung und Speicherung der Daten erst die DSGVO-Bestimmungen des Unternehmens bestätigt werden. Danach besteht die Möglichkeit Dateien anzuhängen und ggf. eine Selbstbewertung von Fähigkeiten vorzunehmen (wenn die Fähigkeitenbewertung in der Vakanz aktiviert wurde). Mit Rollup Update 34 werden Bewerber im letzten Schritt gefragt, ob ein Konto erstellt werden soll. Bewerber die sich dafür entscheiden, erhalten durch das System eine Einladungs-E-Mail mit Registrierungslink. Sobald im Registrierungsformular ein Passwort vergeben wurde wird der Recruiting Portal Account fertiggestellt.

Nach der Anmeldung im eigenen Account, erscheint oben ein neuer Bereich "Meine Bewerbungen". Darin werden alle Bewerbungen im Entwurfsmodus als auch alle eingereichten Bewerbungen (für Bearbeitung gesperrt) anzeigt. Das Feld "Statusgrund" zeigt den jeweils aktuellen Status einer Bewerbung an.

Persönlichen Daten können Bewerber auf der Registerkarte "Persönliche Details" ändern (es erfolgt ein Mapping zur Entität "Bewerber" in HR for Dynamics). Darüber hinaus können hier weitere Angaben zu Lebenslauf oder Aus- und Weiterbildungen hinterlegt, sowie das Passwort aktualisiert werden.

Bewerber, die eine Initiativbewerbung versenden, werden ebenfalls am Ende des Prozesses gefragt, ob sie ein Konto anlegen möchten. Hier ist die Kontoerstellung nicht zwingend erforderlich.

Einführung in die Funktionalität

• Daten zu Werdegang und Ausbildung werden an HR for Dynamics an die Entität "Bewerber" übertragen.
• Das Recruiting Portal Konto basiert auf der -Entität "Kontakt", nur die Bewerbung selbst ist mit der Entität "Bewerber" verbunden. In der Kontakt-Entität werden nur die Informationen Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse gepflegt. Darüber hinaus werden keine zusätzlichen persönlichen Informationen gespeichert, da ein größerer Personenkreis Zugriff darauf hat. Da der Portal Account auf der Entität „Kontakt“ basiert können sich Bewerber weiterhin in ihr Konto einloggen und neue Bewerbungen einreichen, selbst wenn eine Bewerbung aufgrund der GDPR-Compliance anonymisiert wird. Allerdings werden in diesem Fall im Namensfeld nur die anonymisierten Hash-Zeichen (#####) angezeigt, diese können jedoch bearbeitet werden.
• Die E-Mail-Adresse kann nicht mehr geändert werden, da dies der Unique Identifier für die Entität "Kontakt" (und damit für die Entität Bewerber in HR for Dynamics) ist. Es kann kein weiteres Konto mit der gleichen E-Mail-Adresse erstellt werden (Duplikatserkennung). Das bedeutet auch, dass, wenn ein Benutzer eingeloggt ist und sich auf eine Position bewerben möchte, alle Daten bereits vorausgefüllt und editierbar sind, außer der E-Mail-Adresse.
• Eine Funktionalität zum Aktualisieren von Passwörtern ist ebenfalls eingerichtet. Das Passwort muss aus Sicherheitsgründen den aktuellen Passwortrichtlinien entsprechen, d. h. der Benutzer muss ein starkes Passwort wählen. Andernfalls kann die Kontoerstellung nicht abgeschlossen werden.
• Für den Fall, dass ein Bewerber das eigene Passwort vergessen und selbst zurücksetzen möchte, kann die Microsoft Dynamics 365 Portal Password Reset-Funktionalität genutzt werden.

Integration zu Dynamics 365 Human Resources

Nutzen

Die Integration von HR for Dynamics zu Dynamics 365 Human Resources wurde weiter vertieft.

Mit dieser Integration kann der Benutzer Dynamics 365 Human Resources zum Einreichen und Verwalten von Abwesenheitsanträgen verwenden und gleichzeitig von den erweiterten Funktionen in HR for Dynamics profitieren. Mit der Integration erfolgt die Übertragung von Abwesenheitsanträgen uni-direktional von Dynamics 365 Human Resources zu HR for Dynamics, um sie dort in den Täglichen Übersichten einsehen und in der Berechnung von Sollstunden verwenden zu können.

Einführung in die Funktionalität

Der Abwesenheitsantrag wird in D365 HR erstellt. Je nach Abwesenheitskategorie (Ad hoc oder geplant) wird der Abwesenheitsantrag bereits im Status "Entwurf" oder erst nach erfolgter Genehmigung an HR for Dynamics übertragen. Ad hoc, also ungeplante Abwesenheiten wie Krankheit und Unfall werden im Status "Entwurf" übertragen. Geplante Abwesenheiten wie Urlaub, Elternzeit oder Überstunden werden übertragen, sobald sie sich im Status "Genehmigt" befinden.

D365 HR bietet dem Anwender die Flexibilität für jeden Tag einer Abwesenheit einen eigenen Abwesenheitstyp auszuwählen (z.B. bei 2,5 Tage Abwesenheit, Tag 1 Überstunden, Tag 2 Urlaub, Tag 3 halber Tag Urlaub). Um diese Flexibilität zu unterstützen, wird ein mehrtägiger Abwesenheitsantrag in D365 HR in mehrere eintägige Abwesenheitsanträge in HR for Dynamics überführt.

Alle automatisch erstellten Abwesenheitsanträge in HR for Dynamics enthalten die GUID aus dem D365 HR-Abwesenheitsantrag um Synchronisationsprozesse sicherzustellen (einsehbar in der Registerkarte "D365" im Formular des Abwesenheitsantrags).

Ändert sich der Status eines Abwesenheitsantrags in D365 HR, wird er beispielsweise storniert, so wird diese Änderung auch in HR for Dynamics übertragen. Dadurch ist die korrekte Berechnung innerhalb der Täglichen Übersichten sichergestellt. Um die automatische Synchronisation einzurichten, müssen die Abwesenheitsart-Einstellungen in HR for Dynamics zuvor mit den Abwesenheitsarten in D365 HR verbunden werden.

Abwesenheitsarteinstellungen Mapping

Die Mappings der Integration zu Dynamics 365 HR wurden im Rollup Update 34 erweitert. Time-Off-Anträge werden nun unidirektional in Abwesenheitsanträge in HR for Dynamics übertragen. Navigieren Sie zu Abwesenheitsart-Einstellungen im HR-Einstellungsbereich von HR for Dynamics 365, um die notwendigen Konfigurationen einzurichten.

Wählen Sie auf der Registerkarte "Allgemein" den richtigen Parameter für "Zeiteinheit" aus. In Dynamics 365 Human Resources können mehrere Unternehmen innerhalb einer Umgebung erstellt werden. Für jede Firma muss entschieden werden, ob Tage oder Stunden als Zeiteinheit verwendet werden sollen. Diese Zeiteinheit gilt dann für alle Abwesenheitsarten dieser Firma.

Um eine korrekte Übertragung der Abwesenheitsanträgen zu gewährleisten, müssen in allen Abwesenheitsart-Einstellungen in HR for Dynamics, die mit dieser Firma verbunden sind, ebenfalls die gleiche Zeiteinheit verwendet werden.

Wählen Sie auf der Registerkarte D365HR den entsprechenden D365HR-Urlaubsantragstyp und die D365HR-Firma aus.
Bitte beachten Sie: Ein einzelner Datensatz für Abwesenheitsarteinstellungen kann immer nur mit einer Firma in D365HR verbunden werden. Falls mehrere Firmen in D365HR verwendet werden, muss für jede Firma ein eigener Satz von Abwesenheitsarten in HR for Dynamics angelegt werden.

Weitere Verbesserungen

Hubdrive verbessert kontinuierlich bestehende Funktionen, die Benutzeroberfläche und die User Experience der Lösung.

Für Rollup Update 34 wurden die folgenden Verbesserungen implementiert:

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